Ferramenta para Identificação de Partes Interessadas

Continuando a discussão sobre Partes Interessadas, hoje falaremos sobre a Matriz de Poder x Interesse.

Esta ferramenta mapeia a relação entre Poder e Interesse das Partes Interessadas (PI) ao longo de um projeto. A análise é qualitativa a quantidade de níveis é variável. No exemplo abaixo, mostra-se uma matriz de 3×3 apresentando a distribuição das partes interessadas entre os níveis Alto, Médio e Baixo nos eixos de Poder e Interesse.

O objetivo dessa ferramenta é Identificar as PIs para determinar que estratégias serão utilizadas para gerenciá-las. Por exemplo, imaginemos um projeto de “troca de combustível de uma usina nuclear”, quem poderiam ser as partes interessadas?

Apõs a Identificação e Análise Qualitativa de seu Poder x Influência, chegaríamos à matriz abaixo:

Na quinta-feira discutiremos como a Matriz pode auxiliar efetivamente na definição de estratégias de Gerenciamento das Partes Interessadas. Até lá!

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança. Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos., inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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Para que servem os Relatórios de Status

Leia também: De onde vem os Relatórios de Status e Modelos/templates de Relatório de Status

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Como apresentamos anteriormente, Relatórios de Status sintetizam informações de acordo com o mapeamento das Partes Interessadas. Mas o que as “Partes Interessadas” fazem com essas informações?

Raramente um Gerente de Projetos (GP) consegue analisar os impactos de problemas em seu projeto no resto da empresa, pois geralmente estão posicionados em cargos de coordenação e com isso tem visão tática-operacional. Em outras palavras, é comum que os GPs não vejam seu projeto em relação ao portfólio e estratégia da empresa.

Abaixo listei possíveis consequências de impactos de um projeto, considerando quatro disciplinas da Gestão de Projetos (Tempo, Escopo, Qualidade e Custo):

• Projeto fora de prazo – Impede que novos projetos iniciem, reduz a previsibilidade e aumenta o risco dos negócios. Com isto, aumentam-se as margens de segurança (buffers), os custos e reduz-se a competividade. Quando a equipe poderá atender a novos clientes? O que fazer com os contratos que iniciariam em seguida? Contratar novas pessoas?
• Projeto que não cumpre o escopo – Embora seja um item básico não é fácil de cumprir, pois as expectativas mudam ao longo do projeto. Um fornecedor que não entrega o que foi combinado vende “gato por lebre” e o que que não gerencia escopo não atende as expectativas das partes interessadas.
• Projeto fora dos padrões de qualidade – Um produto abaixo da qualidade “esperada” causa grande impacto na percepção do serviço (por parte do cliente), quando existem pontos negativos que causam incômodos, frequentemente os positivos são esquecidos. Deste modo, a confiança dos clientes é abalada e há tendência de perda de negócios.
• Projeto fora do custo – O primeiro ponto a avaliar é se existe alguma estratégia por trás do custo, é comum que empresas façam preços reduzidos para conquistar novos clientes. Mas se o estouro for uma surpresa, devem-se analisar causas e alternativas para resolver o incidente e “matar” as causas.
  Dependendo de quem receber a informação, pode precisar analisar impactos no fluxo de caixa da empresa; a decisão de repassar, diluir ou assimilar o excedente e de continuar ou não com um cliente, fornecedor e até mesmo com o GP. Por isso, o relatório de status deve ser adaptado a cada uma dessas necessidades.

Os Relatórios de Status lhe pareciam tão importantes? Veja como são úteis à estratégia da empresa. Costumo dizer que é por isso que existe o papel do GP, para manter as expectativas atendidas.

Comente sobre sua opinião e cases!

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança. Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos., inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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De onde vem os Relatórios de Status

Relatórios de status também podem ser chamados de relatórios de acompanhamento, andamento, situação etc. São “saídas” dos processos de comunicação, sintetizam a informações de forma correta, completa, oportuna e as entregam “nas mãos” das Partes Interessadas que precisam delas para tomarem decisões sobre o projeto ou fatores externos que o afetam.

Este trabalho deve começar na Iniciação, na Identificação de Partes Interessadas e passar pelos demais grupos de processo até o Encerramento, quando os contratos são finalizados.

Existem muitos formatos de Relatórios de Status utilizados no mercado, mas o importante é adaptá-los à necessidade de cada Parte Interessada. O ponto fundamental é que atendam ao Plano de Comunicação, pois lá são mapeadas as necessidades de informações, periodicidade, formato e meio, provenientes das partes interessadas.

Amanhã apresentaremos algumas análises que as Partes Interessadas podem fazer utilizando um Relatório de Status.

Conheça também:

• Curso de Formação de Gerentes de Projeto, aqui.
• Modelos de Relatórios de Status, aqui.

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança. Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos., inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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A Definição do Scrum

A definição oficial do Scrum segundo o Guide é:

Scrum (subs masc.): Um framework dentro do qual as pessoas podem resolver problemas adaptativos complexos, enquanto, produtivamente e criativamente entregam produtos com o mais alto valor possível. (Scrum Guide)

Simplificando, pode-se dizer que o Scrum é: um framework de gerenciamento de projetos, que tem por objetivo entregar o maior valor de negócio, construindo produtos de forma interativa.

• É framework porque funciona como um “armário”, permitindo a adição de processos e o uso de processos empíricos.
• “Entrega o maior valor” porque desenvolve segundo a prioridade de negócio.
• É cíclico, pois são realizadas várias entregas em períodos fixos, permitindo constante validação do cliente e mudança de requisitos de forma programada.
• É interativo, pois permite que o cliente valide o produto gerado nas entregas parciais.

O Scrum é muito mais do que isso, temos muito o que discutir aqui no blog. Nos próximos posts falaremos sobre os pilares do Scrum. Até lá!

Fonte consultada: Scrum Guide

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança.  Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos, inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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Quem são as Partes Interessadas?

O termo Partes Interessadas representa o conjunto de pessoas ou organizações que possuem interesse no projeto, em inglês o termo é conhecido como Stakeholders.

Como substantivo, “stake” significa “estaca”, “suporte”, “escora”. Como verbo, expressa a ação de escorar, de dar suporte. Assim, também pode-se entender a expressão “stakeholder” no sentido de sua simples tradução literal, como aquele ou o que “segura uma estaca” da base de sustentação de uma empresa ou organização. (Fonte: Wikipedia)

No direito americano, “stakeholder” era um terceiro que se responsabilizava temporariamente pela posse de  um valor ou bem que estivesse em disputa. (Fonte: Blog Eduardo Maçan)

Existem vários tipos de Stakeholders, o livro “Toward a Theory of Stakeholder Identification and Salience” (Ronald K. MITCHEL,  Bradley R. AGLE e , Donna J. WOOD) define sete tipos (Fonte: knoow.net):

• Adormecido
• Arbitrário
• Reivindicador
• Dominante
• Perigoso
• Dependente
• Definitivo

As partes interessadas podem ser internas e externas: funcionários da empresa prestadora, cliente ou fornecedor, Governo, órgãos públicos, ONGs, comunidade afetada pelo projeto etc.

Existem diferentes métodos para levantar e gerenciar stakeholders, que abordaremos em posts posteriores. Até logo!

Leia também:

• Ferramenta para Identificação das Partes Interessadas – Matriz de Poder x Influência

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança.  Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos, inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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O que são Ativos de Processo Organizacionais?

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) possui termos que são utilizados com frequência, alguns deles têm significados simples, mas outros exigem certo embasamento para compreender. O blog da Clarify vai começar uma série de posts sobre estes termos para auxiliar os alunos nos estudos e promover discussões sobre sua compreensão.

O primeiro termo escolhido foi “Ativos de Processo Organizacionais“, que se refere tanto ao Modelo de Qualidade utilizado na empresa quanto aos documentos gerados em projetos.

Entendamos Modelo de Qualidade como todas as políticas, processos, procedimentos operacionais, modelos e listas de verificação utilizados na empresa.  Já os documentos de projetos são coletados para compor uma espécie de “base de conhecimento”, que pode conter Lições Aprendidas, Melhores Documentos (best documents) e dados processados como diagramas e métricas.

As Lições Aprendidas devem ser coletadas e organizadas de modo a serem facilmente encontradas. Os Melhores Documentos são documentos de projetos passados que servirão de modelos para os próximos, podendo até ser reutilizados completamente. Alguns exemplos de documentos que podem ser reutilizados total ou parcialmente:

• Plano de Gerenciamento do Projeto
• Termo de abertura
• EAP
• Dicionário da EAP
• Cronograma
• Orçamentos (contas de controle, valores, desvios etc)
• Riscos
• Plano de comunicação
• etc

Como diagramas, pode-se entender as EARs (Estruturas Analíticas de Riscos), Organogramas, mapas mentais etc. As métricas são aquelas coletadas ao longo do projeto (previsto versus realizado), que pós-processamento, tornam-se parâmetros para planejar os projetos posteriores, através de estimativas paramétricas por exemplo.

Por hoje é isso, na quinta-feira voltaremos com mais assuntos interessantes na área de Gestão de Projetos.

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança.  Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos, inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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Sopa de letrinhas da Gestão de Projetos

Olá pessoal, tudo bem?

Muitas pessoas se confudem com a “sopa de letrinhas” da Gestão de Projetos, principalmente porque as siglas são muito parecidas. Confira as definições abaixo:

PMI  (Project Management Institute ou Instituto de Gestão de Projetos, em português)

É uma instituição internacional sem fins lucrativos, que coleta e divulga as melhores práticas da área.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Corpo de conhecimento de Gestão de Projetos, em português)

É um livro que contém as melhores práticas, que é revisado e atualizado a cada 4 anos pelo PMI.

PMP (Project Management Professional ou Profissional de Gestão de Projetos, em português)

É uma certificação internacional com validade de 3 anos, conferida ao profissional que for qualificado, segundo critérios que avaliam a experiência, e testado por meio de um exame com questões práticas e situacionais. A cada 3 anos, a certificação deve ser renovada junto ao PMI, através da apresentação de “realizações”, medidas pelos PDUs.

PDU (Professional Development Unit ou Unidade de Desenvolvimento Profissional, em português)

É o sistema de pontuações utilizado pelo PMI para medir o desenvolvimento dos PMPs. PDUs devem ser apresentados trienalmente, para fins de renovação da certificação PMP.

CAPM (Certified Associate in Project Management ou Associado certificado em Gestão de Projetos, em português)

É uma certificação internacional que atesta que o associado (ao PMI) tem conhecimento em Gestão de Projetos, pois foi testado em uma prova e, atesta seu comprometimento em adquirir experiência nos próximos anos. Extremamente recomendada para novos Gestores.

PMO (Project Management Office ou Escritório de Gestão de Projetos, em português)

É um departamento (ou pessoa) responsável pelos processos de Gestão de Projetos na empresa, seja pelo provimento de modelos (templates), apoio aos gerentes de projetos ou até a estruturação estratégica dos projetos. Se tiver interesse em mais detalhes, leia “O que faz um PMO afinal?“.

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança.  Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos, inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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Montando a estratégia para a prova do PMP

Olá amigos, tudo bem?

Este é meu primeiro post no blog da Clarify e resolvi começar com um dos pontos mais críticos para quem deseja tirar a Certificação PMP: a prova.

Por se tratar de uma prova extensa, com 200 questões e 4 horas de duração, é preciso planejar como respondê-la com segurança antes que o tempo acabe. A média é de 1 minuto e 12 segundos para cada questão, algumas tem textos grandes, pegadinhas, requerem cálculos, diagramas e outras são mais simples e objetivas.

Para ter um bom desempenho na prova, é preciso definir tática, bloco e ritmo.

Na tática defina se você começará a responder pelas mais “fáceis” ou pelas mais “difíceis”, à sua preferência. Ou que áreas de conhecimento fará primeiro (ou por último).

Se você tentar responder a prova inteira e só depois voltar para revisar, existe boa chance de o tempo acabar e você ter que “chutar” todas as respostas. Isso é o bloco, definir a cada quantas questões você voltará para revisar.

O ritmo é baseado no bloco, quanto tempo você precisa para responder x questões? Ex: Se for um bloco de 50 questões, você precisará ter respondido e revisado as questões (do bloco) em até 1 hora.

Ao final dessa definição você sairá com uma estratégia definida, por exemplo:

• Vou começar a responder as mais fáceis e marcar as mais trabalhosas para revisão;
• Meu bloco será de 50 questões;
• O ritmo de 1h (vou revisar tudo a cada 1h).

Desse modo você conseguirá ter um maior índice de acertos na prova, pratique bastante sua estratégia e boa sorte!

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Eli Rodrigues é Consultor de Gestão de Projetos, instrutor do “Preparatório para o PMP” e cursos relacionados a Métodos Ágeis e Liderança.  Dedica sua carreira à execução de projetos nas áreas de processos e sistemas. Escreve artigos em diversos sites relacionados a Gestão de Projetos, inclusive em seu blog: www.elirodrigues.com

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Educação Financeira, você já pensou nisso?

Uma pesquisa recente realizada por uma revista de grande circulação indica que as empresas começam a se preocupar com o bem-estar financeiro de seus colaboradores, pois pelo menos metade dos entrevistados mostrou ter grande dificuldade para equilibrar o orçamento.

Na prática o resultado da pesquisa aponta o que se imagina quando há descontrole financeiro: alto índice de absenteísmo (ausência no trabalho), baixa produtividade, queda de qualidade na realização de tarefas, irritabilidade acentuada do profissional, entre outros, o que prejudica muito o ambiente de trabalho como um todo e a vida pessoal.

Aprender a administrar receitas e despesas é o primeiro passo para quem deseja ter uma vida financeira saudável, o que certamente irá afetar todos os setores de sua vida, melhorando inclusive o rendimento profissional. Atualmente, algumas  empresas já direcionam investimentos para a Educação Financeira.

Um dos estágios da Educação Financeira é ter uma ferramenta para avaliar qual o custo real do dinheiro e definir se um negócio do ponto de vista financeiro é vantajoso. Essa ferramenta é a Matemática Financeira.

A Clarify, pensando nisso, uniu o melhor no que existe para a realização de cálculos em computadores, o consagrado programa Microsoft Excel com os conceitos de Matemática Financeira, e agora oferece em sua grade de treinamentos o curso Matemática Financeira com o Microsoft Excel 2010, que certamente contribuirá no processo de Educação Financeira.

Para saber mais, acesse o nosso site e conheça o programa do curso, as datas das turmas e os valores.

Vagas de Emprego

Olá leitores do blog!

A empresa VERX entrou em contato conosco para divulgarmos estas vagas de emprego aos nossos clientes.

GERENTE PROJETOS SR. (cód. 10090)

Local:   São Paulo/SP – Itaim Bibi

Empresa: Seguros e Benefícios

Perfil: Processos de seguros ou mercado financeiro, PMO (PMBOK)

ANALISTA PROJETOS PL. (cód. 10091)

Local:   São Paulo/SP – Itaim Bibi

Empresa: Seguros e Benefícios

Perfil:   Asp.Net, HTML, XML, WML, Bancos de Dados SQL Server

ESTAGIÁRIOS EM TI (cód. 10094)

Local:  São Paulo/SP – Itaim Bibi

Empresa: Serviços

Perfil:  Cursando Sistemas de Informação, Ciência da Computação, e outros afins.

 LÍDER DE PROJETOS PL. (cód. 10092)

Local:  São Paulo/SP – Pirituba

Empresa: Prestação de Serviços

Perfil:  Liderança de Projetos/Equipe, Java (J2EE, Struts), MS SQL

ANALISTA SISTEMAS APF SR. (cód. 10093)

Local:  São Paulo/SP – Pirituba

Empresa: Prestação de Serviços

Perfil:  Negócio/Sistemas, propostas técnicas, metrificação de demandas, APF.

Cadastre seu currículo, vinculado à vaga de seu interesse em www.verxrh.com.br

 

Boa sorte!

Equipe Clarify